Poli­tique de con­fi­den­tial­ité

Pro­tec­tion de vos ren­seigne­ments per­son­nels

Cet énon­cé relatif à la pro­tec­tion des ren­seigne­ments per­son­nels s’applique à DDB Cana­da, une divi­sion d’Omnicom Cana­da Corp. et à ses fil­iales, y com­pris Trib­al DDB, DDB PR, DDB Toron­to, DDB Edmon­ton, DDB Van­cou­ver, DDB Mon­tréal, DDB Group, Tra­cy­Locke Cana­da, Track DDB, Ander­son DDB San­té et Mieux-être (« DDB », « nous », « notre ») et décrit com­ment nous recueil­lons, util­isons et com­mu­niquons des ren­seigne­ments per­son­nels au Cana­da. De façon générale, les « ren­seigne­ments per­son­nels » sont des ren­seigne­ments sur une per­son­ne iden­ti­fi­able, sous réserve de déf­i­ni­tions ou d’interprétations plus pré­cis­es en ver­tu des lois applic­a­bles. Cet énon­cé relatif à la pro­tec­tion des ren­seigne­ments per­son­nels ne s’applique pas aux ren­seigne­ments per­son­nels des employés, des entre­pre­neurs indépen­dants ou du per­son­nel tem­po­raire ou per­ma­nent, des con­sul­tants, des bénév­oles ou de toute per­son­ne en lien avec DDB (col­lec­tive­ment, les « mem­bres de DDB »), ou à des ren­seigne­ments qui ne sont pas des ren­seigne­ments per­son­nels, selon les déf­i­ni­tions ou les inter­pré­ta­tions en ver­tu des lois applic­a­bles.

DDB offre et four­nit des ser­vices de mar­ket­ing, de pub­lic­ité et de com­mu­ni­ca­tion, et des ren­seigne­ments à un large éven­tail de clients. Dans le cadre des ser­vices que nous four­nissons, nous sommes par­fois en pos­ses­sion et on nous demande quelque­fois des ren­seigne­ments per­son­nels relat­ifs à nos clients et à leurs pro­pres clients. Cette poli­tique énonce nos direc­tives générales rel­a­tives à la ges­tion de ces « ren­seigne­ments per­son­nels ».

Con­for­mité avec la loi

DDB se con­formera à toutes les lois applic­a­bles dans toutes les juri­dic­tions au Cana­da dans lesquelles elle exerce ses activ­ités.

Ren­seigne­ments recueil­lis et com­ment nous les util­isons

Les ren­seigne­ments per­son­nels relat­ifs à nos clients, à leur clien­tèle et à toute autre per­son­ne dans le cadre de la presta­tion de nos ser­vices

Les types de ren­seigne­ments per­son­nels que nous pou­vons recueil­lir et utilis­er en rela­tion avec nos clients et leur clien­tèle dépen­dront des ren­seigne­ments et des ser­vices demandés. Toute­fois, sous réserve de toute loi applic­a­ble, ceux-ci inclu­ent :

  • le nom, l’adresse postale, le cour­riel, les coor­don­nées per­son­nelles, les ren­seigne­ments financiers, les ren­seigne­ments de crédit, les ren­seigne­ments sur la fac­tura­tion et les ren­seigne­ments sur les comptes, ain­si que tout autre ren­seigne­ment relatif aux ser­vices que nous four­nissons;
  • des doc­u­ments com­prenant des ren­seigne­ments au sujet des ser­vices que nous vous four­nissons et en lien avec vos activ­ités com­mer­ciales;
  • des ren­seigne­ments vous con­cer­nant con­tenus dans les com­mu­ni­ca­tions internes de DDB ain­si que celles entre nous et vous, que ce soit en ligne ou hors ligne; et
  • des ren­seigne­ments que nous pou­vons recueil­lir avec votre con­sen­te­ment ou con­for­mé­ment à la loi.

Nous util­isons ces ren­seigne­ments :

  • pour vous offrir et vous fournir des ser­vices
  • pour traiter avec des tiers en votre nom ou dans le but de vous fournir des ser­vices;
  • pour com­mu­ni­quer avec vous au sujet des ser­vices que vous deman­dez et pour répon­dre à vos deman­des et à vos ques­tions; et
  • dans la mesure per­mise ou exigée par la loi, ou à toute autre fin pour laque­lle vous nous avez fourni un con­sen­te­ment.

Les ren­seigne­ments per­son­nels relat­ifs aux mem­bres poten­tiels de DDB

Si vous pos­tulez pour un poste auprès de DDB, nous recueillerons les ren­seigne­ments per­son­nels con­tenus dans votre dossier de can­di­da­ture et ceux obtenus en lien avec celui-ci, et ce, afin d’analyser votre can­di­da­ture et d’évaluer si nous vous offrirons un poste auprès de DDB. Nous conser­vons nor­male­ment les ren­seigne­ments per­son­nels, eu égard aux can­di­dats à qui aucun poste n’est offert ou qui refusent un poste offert, pen­dant une péri­ode raisonnable dans l’éventualité où un poste appro­prié deviendrait disponible ou si vous posez de nou­veau votre can­di­da­ture après de DDB. Si vous acceptez un poste auprès de DDB, les ren­seigne­ments per­son­nels seront con­servés con­for­mé­ment à nos poli­tiques de pro­tec­tion des ren­seigne­ments per­son­nels applic­a­bles aux ren­seigne­ments per­son­nels des mem­bres de DDB.

Les ren­seigne­ments per­son­nels des invités et des vis­i­teurs de DDB

DDB recueille des ren­seigne­ments per­son­nels sur ses invités et ses vis­i­teurs. Plus pré­cisé­ment, les vis­i­teurs aux bureaux de DDB peu­vent être invités à fournir leur nom, leur numéro de télé­phone et le nom de l’organisation qu’ils représen­tent. Ces ren­seigne­ments per­son­nels sont con­servés par DDB aus­si longtemps que néces­saire à des fins de sécu­rité ou en pré­pa­ra­tion aux sit­u­a­tions d’urgence. DDB peut égale­ment installer des caméras vidéo dans les zones acces­si­bles au pub­lic de ses locaux et affichera des pan­neaux sig­nalant la présence et l’objectif pour­suivi par l’installation de ces caméras. Nous util­isons les ren­seigne­ments per­son­nels que nous recueil­lons sur les invités et les vis­i­teurs de DDB pour nous per­me­t­tre d’agir de façon respon­s­able en cas de crise ou d’urgence, ou pour amélior­er la sécu­rité sur les lieux de tra­vail.

Les ren­seigne­ments per­son­nels sur nos représen­tants, nos vendeurs, nos four­nisseurs et nos parte­naires étrangers

DDB peut recueil­lir des ren­seigne­ments per­son­nels sur tout tiers étant un représen­tant, un vendeur, un four­nisseur ou un parte­naire étranger (« Four­nisseurs de ser­vices ») qui four­nissent des biens, des ser­vices et des ren­seigne­ments à DDB. Ces ren­seigne­ments com­pren­nent le nom et les coor­don­nées ain­si que tout ren­seigne­ment (comme les ren­seigne­ments ban­caires) dont nous avons besoin pour vous pay­er pour vos ser­vices et d’autres ren­seigne­ments per­ti­nents, comme l’expérience et les qual­i­fi­ca­tions des Four­nisseurs de ser­vices.

Nous util­isons ces ren­seigne­ments pour éval­uer votre apti­tude à rem­plir des tâch­es par­ti­c­ulières, pour vous con­tac­ter, au besoin, en lien avec les biens, les ser­vices et les ren­seigne­ments que vous four­nissez à DDB, et pour vous pay­er pour vos ser­vices.

Com­ment nous recueil­lons des ren­seigne­ments per­son­nels à votre sujet

Nous recueil­lons générale­ment des ren­seigne­ments per­son­nels directe­ment auprès de vous ou dans le cadre de nos inter­ac­tions avec vous, et ce, par­ti­c­ulière­ment lorsque ces ren­seigne­ments nous sont délibéré­ment com­mu­niqués afin de fournir des ser­vices spé­ci­fiques. Il est pos­si­ble que vous nous com­mu­niquiez les ren­seigne­ments per­son­nels que vous recueillez auprès de vos clients pour aider DDB à vous fournir ses ser­vices.

En ce qui con­cerne les mem­bres poten­tiels de DDB, en plus des ren­seigne­ments per­son­nels que vous nous four­nissez, nous pou­vons recueil­lir des ren­seigne­ments per­son­nels auprès :

  • de tiers dont vous nous four­nissez le nom à titre de référence à l’appui de votre demande; et
  • de per­son­nes qui par­ticipent au proces­sus d’évaluation et d’analyse.

Com­ment nous com­mu­niquons et parta­geons vos ren­seigne­ments per­son­nels

Nous pou­vons utilis­er et com­mu­ni­quer à des tiers les ren­seigne­ments per­son­nels que nous recueil­lons au sujet de nos clients ou de toute autre per­son­ne avec qui nous faisons affaire, y com­pris :

  • lorsque vous nous avez demandé de com­mu­ni­quer vos ren­seigne­ments per­son­nels à un tiers aux fins indiquées à cet effet;
  • lorsque l’utilisation des ren­seigne­ments per­son­nels est néces­saire dans le cadre de la presta­tion de ser­vices à votre endroit;
  • lorsqu’il est raisonnable de croire qu’un tiers qui demande vos ren­seigne­ments per­son­nels est votre agent; et
  • si vous y con­sen­tez ou si la loi le per­met ou l’exige.

Nous pou­vons com­mu­ni­quer des ren­seigne­ments per­son­nels sur les anciens employés de DDB afin de fournir une référence pro­fes­sion­nelle à un tiers lorsque vous avez demandé une telle référence ou que vous y avez con­sen­ti.

Les Four­nisseurs de ser­vices. DDB peut égale­ment trans­fér­er vos ren­seigne­ments per­son­nels à nos Four­nisseurs de ser­vices embauchés pour admin­istr­er ou fournir des pro­duits, des ser­vices ou des ren­seigne­ments en notre nom. Nous met­tons en place les mesures raisonnables afin d’obliger les organ­i­sa­tions avec lesquelles nous parta­geons vos ren­seigne­ments per­son­nels aux fins indiquées ci-haut à utilis­er vos ren­seigne­ments per­son­nels unique­ment pour ren­dre les ser­vices pour lesquels nous les avons retenus. Notez que cer­tains Four­nisseurs de ser­vices qui gèrent ou déti­en­nent ces ren­seigne­ments per­son­nels en notre nom se trou­vent à l’extérieur du Cana­da. Par con­séquent, vos ren­seigne­ments per­son­nels peu­vent être trans­férés, con­servés ou gérés à l’étranger, et ce, en lien avec les fins décrites dans la présente poli­tique sur la pro­tec­tion des ren­seigne­ments per­son­nels. Les mesures con­tractuelles ou toute autre mesure que nous pou­vons met­tre en place pour pro­téger vos ren­seigne­ments per­son­nels sont assu­jet­ties aux exi­gences légales des pays étrangers où vos ren­seigne­ments per­son­nels peu­vent être trans­férés, con­servés ou gérés, inclu­ant, entre autres, les exi­gences légales de com­mu­ni­ca­tion des ren­seigne­ments per­son­nels aux autorités gou­verne­men­tales de ces pays.

Con­fi­den­tial­ité et non-com­­mu­ni­­ca­­tion

DDB con­servera les ren­seigne­ments per­son­nels en toute con­fi­den­tial­ité et, sauf si une loi applic­a­ble l’exige, ils ne seront com­mu­niqués à per­son­ne sauf aux mem­bres de DDB qui ont besoin d’accéder aux ren­seigne­ments per­son­nels afin que DDB puisse exé­cuter les ser­vices pour lesquels ils ont été retenus. Tous les mem­bres de DDB, à leur date d’embauche, sig­nent une entente de con­fi­den­tial­ité pro­tégeant les ren­seigne­ments con­fi­den­tiels de DDB ain­si que ceux de ses clients.

Votre con­sen­te­ment

Nous recueil­lons, util­isons et com­mu­niquons vos ren­seigne­ments per­son­nels, et ce, avec votre con­sen­te­ment ou con­for­mé­ment à la loi. Votre con­sen­te­ment peut être explicite ou implicite, selon les cir­con­stances et la sen­si­bil­ité des ren­seigne­ments per­son­nels en ques­tion. Par exem­ple, dans la plu­part des cas, le con­sen­te­ment d’un client à la col­lecte, à l’utilisation et à la com­mu­ni­ca­tion de ren­seigne­ments per­son­nels par DDB peut être implicite par le fait que le client a retenu les ser­vices de DDB pour lui fournir des ser­vices dans le cadre desquels la col­lecte, l’utilisation et la com­mu­ni­ca­tion des ren­seigne­ments per­son­nels sont en lien avec la presta­tion de ces ser­vices par DDB. Si vous nous four­nissez des ren­seigne­ments per­son­nels con­cer­nant une autre per­son­ne, y com­pris vos clients, nous pré­sumons que vous avez obtenu le con­sen­te­ment de ces per­son­nes pour nous per­me­t­tre de recueil­lir, d’utiliser ou de com­mu­ni­quer les ren­seigne­ments décrits dans cette poli­tique et con­for­mé­ment à vos instruc­tions. Si vous choi­sis­sez de nous fournir des ren­seigne­ments per­son­nels, nous pré­sumons que vous con­sen­tez à la col­lecte, à l’utilisation et à la com­mu­ni­ca­tion de ceux-ci, tel que décrit dans la présente poli­tique de pro­tec­tion des ren­seigne­ments per­son­nels.

Sécu­rité

DDB a mis en place des mesures de sécu­rité physiques, organ­i­sa­tion­nelles et tech­nologiques raisonnables afin de pro­téger les ren­seigne­ments per­son­nels que nous détenons. Il s’agit notam­ment de mesures de pro­tec­tion des ren­seigne­ments per­son­nels con­tre la perte ou le vol ain­si que con­tre tout accès, com­mu­ni­ca­tion, copie, util­i­sa­tion ou mod­i­fi­ca­tion non autorisés des ren­seigne­ments per­son­nels. Les mem­bres autorisés de DDB ont accès à vos ren­seigne­ments per­son­nels. En ce qui a trait à nos clients et aux ren­seigne­ments per­son­nels sur la clien­tèle de nos clients, seuls les mem­bres autorisés de DDB auront accès à ces don­nées et à ces ren­seigne­ments per­son­nels, et ce, seule­ment si cela est néces­saire dans le cadre de la presta­tion de ser­vices. DDB a mis en place des poli­tiques et des procé­dures visant à lim­iter l’accès aux pro­grammes et aux don­nées aux per­son­nes con­cernées, et à s’assurer que nos activ­ités s’effectuent de façon sécu­ri­taire en pro­tégeant l’environnement et en atténu­ant le risque.

Accès, rec­ti­fi­ca­tion, requêtes et plaintes

Si vous souhaitez avoir accès à vos ren­seigne­ments per­son­nels détenus par DDB ou les faire rec­ti­fi­er, veuillez faire par­venir une demande par écrit à notre agent de pro­tec­tion des ren­seigne­ments per­son­nels à l’adresse ci-dessous. Nous pour­rions devoir véri­fi­er votre iden­tité avant de faire les recherch­es ou de vous fournir des ren­seigne­ments per­son­nels. Dans cer­taines cir­con­stances, nous ne pour­rons pas vous don­ner accès à vos ren­seigne­ments per­son­nels, notam­ment s’ils con­ti­en­nent des ren­seigne­ments per­son­nels sur d’autres per­son­nes, s’ils con­stituent des ren­seigne­ments com­mer­ci­aux con­fi­den­tiels, s’ils sont pro­tégés par le secret pro­fes­sion­nel ou s’ils ne font pas formelle­ment l’objet d’une demande d’accès. Si une demande d’accès est faite par un client d’un de nos clients, DDB avis­era notre client de cette demande avant de fournir ces ren­seigne­ments, et ce, con­for­mé­ment à toute loi applic­a­ble en matière de pro­tec­tion des ren­seigne­ments per­son­nels.

Puisque nous util­isons prin­ci­pale­ment les ren­seigne­ments per­son­nels pour fournir des ser­vices, il est impor­tant que ces ren­seigne­ments soient exacts et à jour. Veuillez nous avis­er dès que pos­si­ble de toute mod­i­fi­ca­tion de vos ren­seigne­ments per­son­nels.

Pour toute ques­tion, demande ou plainte rel­a­tive à nos pra­tiques en matière des ren­seigne­ments per­son­nels, veuillez com­mu­ni­quer avec notre agent de pro­tec­tion des ren­seigne­ments per­son­nels par télé­phone au 416 972‑7570 ou par cour­ri­er à l’adresse suiv­ante : 33, rue Bloor Est, bureau 1101, Toron­to (Ontario).

Fin de l’utilisation

Dès la récep­tion d’un retrait de con­sen­te­ment, DDB met­tra fin à l’utilisation de vos ren­seigne­ments per­son­nels.