Protection de vos renseignements personnels
Cet énoncé relatif à la protection des renseignements personnels s’applique à DDB Canada, une division d’Omnicom Canada Corp. et à ses filiales, y compris Tribal DDB, DDB PR, DDB Toronto, DDB Edmonton, DDB Vancouver, DDB Montréal, DDB Group, TracyLocke Canada, Track DDB, Anderson DDB Santé et Mieux-être (« DDB », « nous », « notre ») et décrit comment nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels au Canada. De façon générale, les « renseignements personnels » sont des renseignements sur une personne identifiable, sous réserve de définitions ou d’interprétations plus précises en vertu des lois applicables. Cet énoncé relatif à la protection des renseignements personnels ne s’applique pas aux renseignements personnels des employés, des entrepreneurs indépendants ou du personnel temporaire ou permanent, des consultants, des bénévoles ou de toute personne en lien avec DDB (collectivement, les « membres de DDB »), ou à des renseignements qui ne sont pas des renseignements personnels, selon les définitions ou les interprétations en vertu des lois applicables.
DDB offre et fournit des services de marketing, de publicité et de communication, et des renseignements à un large éventail de clients. Dans le cadre des services que nous fournissons, nous sommes parfois en possession et on nous demande quelquefois des renseignements personnels relatifs à nos clients et à leurs propres clients. Cette politique énonce nos directives générales relatives à la gestion de ces « renseignements personnels ».
Conformité avec la loi
DDB se conformera à toutes les lois applicables dans toutes les juridictions au Canada dans lesquelles elle exerce ses activités.
Renseignements recueillis et comment nous les utilisons
Les renseignements personnels relatifs à nos clients, à leur clientèle et à toute autre personne dans le cadre de la prestation de nos services
Les types de renseignements personnels que nous pouvons recueillir et utiliser en relation avec nos clients et leur clientèle dépendront des renseignements et des services demandés. Toutefois, sous réserve de toute loi applicable, ceux-ci incluent :
- le nom, l’adresse postale, le courriel, les coordonnées personnelles, les renseignements financiers, les renseignements de crédit, les renseignements sur la facturation et les renseignements sur les comptes, ainsi que tout autre renseignement relatif aux services que nous fournissons;
- des documents comprenant des renseignements au sujet des services que nous vous fournissons et en lien avec vos activités commerciales;
- des renseignements vous concernant contenus dans les communications internes de DDB ainsi que celles entre nous et vous, que ce soit en ligne ou hors ligne; et
- des renseignements que nous pouvons recueillir avec votre consentement ou conformément à la loi.
Nous utilisons ces renseignements :
- pour vous offrir et vous fournir des services
- pour traiter avec des tiers en votre nom ou dans le but de vous fournir des services;
- pour communiquer avec vous au sujet des services que vous demandez et pour répondre à vos demandes et à vos questions; et
- dans la mesure permise ou exigée par la loi, ou à toute autre fin pour laquelle vous nous avez fourni un consentement.
Les renseignements personnels relatifs aux membres potentiels de DDB
Si vous postulez pour un poste auprès de DDB, nous recueillerons les renseignements personnels contenus dans votre dossier de candidature et ceux obtenus en lien avec celui-ci, et ce, afin d’analyser votre candidature et d’évaluer si nous vous offrirons un poste auprès de DDB. Nous conservons normalement les renseignements personnels, eu égard aux candidats à qui aucun poste n’est offert ou qui refusent un poste offert, pendant une période raisonnable dans l’éventualité où un poste approprié deviendrait disponible ou si vous posez de nouveau votre candidature après de DDB. Si vous acceptez un poste auprès de DDB, les renseignements personnels seront conservés conformément à nos politiques de protection des renseignements personnels applicables aux renseignements personnels des membres de DDB.
Les renseignements personnels des invités et des visiteurs de DDB
DDB recueille des renseignements personnels sur ses invités et ses visiteurs. Plus précisément, les visiteurs aux bureaux de DDB peuvent être invités à fournir leur nom, leur numéro de téléphone et le nom de l’organisation qu’ils représentent. Ces renseignements personnels sont conservés par DDB aussi longtemps que nécessaire à des fins de sécurité ou en préparation aux situations d’urgence. DDB peut également installer des caméras vidéo dans les zones accessibles au public de ses locaux et affichera des panneaux signalant la présence et l’objectif poursuivi par l’installation de ces caméras. Nous utilisons les renseignements personnels que nous recueillons sur les invités et les visiteurs de DDB pour nous permettre d’agir de façon responsable en cas de crise ou d’urgence, ou pour améliorer la sécurité sur les lieux de travail.
Les renseignements personnels sur nos représentants, nos vendeurs, nos fournisseurs et nos partenaires étrangers
DDB peut recueillir des renseignements personnels sur tout tiers étant un représentant, un vendeur, un fournisseur ou un partenaire étranger (« Fournisseurs de services ») qui fournissent des biens, des services et des renseignements à DDB. Ces renseignements comprennent le nom et les coordonnées ainsi que tout renseignement (comme les renseignements bancaires) dont nous avons besoin pour vous payer pour vos services et d’autres renseignements pertinents, comme l’expérience et les qualifications des Fournisseurs de services.
Nous utilisons ces renseignements pour évaluer votre aptitude à remplir des tâches particulières, pour vous contacter, au besoin, en lien avec les biens, les services et les renseignements que vous fournissez à DDB, et pour vous payer pour vos services.
Comment nous recueillons des renseignements personnels à votre sujet
Nous recueillons généralement des renseignements personnels directement auprès de vous ou dans le cadre de nos interactions avec vous, et ce, particulièrement lorsque ces renseignements nous sont délibérément communiqués afin de fournir des services spécifiques. Il est possible que vous nous communiquiez les renseignements personnels que vous recueillez auprès de vos clients pour aider DDB à vous fournir ses services.
En ce qui concerne les membres potentiels de DDB, en plus des renseignements personnels que vous nous fournissez, nous pouvons recueillir des renseignements personnels auprès :
- de tiers dont vous nous fournissez le nom à titre de référence à l’appui de votre demande; et
- de personnes qui participent au processus d’évaluation et d’analyse.
Comment nous communiquons et partageons vos renseignements personnels
Nous pouvons utiliser et communiquer à des tiers les renseignements personnels que nous recueillons au sujet de nos clients ou de toute autre personne avec qui nous faisons affaire, y compris :
- lorsque vous nous avez demandé de communiquer vos renseignements personnels à un tiers aux fins indiquées à cet effet;
- lorsque l’utilisation des renseignements personnels est nécessaire dans le cadre de la prestation de services à votre endroit;
- lorsqu’il est raisonnable de croire qu’un tiers qui demande vos renseignements personnels est votre agent; et
- si vous y consentez ou si la loi le permet ou l’exige.
Nous pouvons communiquer des renseignements personnels sur les anciens employés de DDB afin de fournir une référence professionnelle à un tiers lorsque vous avez demandé une telle référence ou que vous y avez consenti.
Les Fournisseurs de services. DDB peut également transférer vos renseignements personnels à nos Fournisseurs de services embauchés pour administrer ou fournir des produits, des services ou des renseignements en notre nom. Nous mettons en place les mesures raisonnables afin d’obliger les organisations avec lesquelles nous partageons vos renseignements personnels aux fins indiquées ci-haut à utiliser vos renseignements personnels uniquement pour rendre les services pour lesquels nous les avons retenus. Notez que certains Fournisseurs de services qui gèrent ou détiennent ces renseignements personnels en notre nom se trouvent à l’extérieur du Canada. Par conséquent, vos renseignements personnels peuvent être transférés, conservés ou gérés à l’étranger, et ce, en lien avec les fins décrites dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels. Les mesures contractuelles ou toute autre mesure que nous pouvons mettre en place pour protéger vos renseignements personnels sont assujetties aux exigences légales des pays étrangers où vos renseignements personnels peuvent être transférés, conservés ou gérés, incluant, entre autres, les exigences légales de communication des renseignements personnels aux autorités gouvernementales de ces pays.
Confidentialité et non-communication
DDB conservera les renseignements personnels en toute confidentialité et, sauf si une loi applicable l’exige, ils ne seront communiqués à personne sauf aux membres de DDB qui ont besoin d’accéder aux renseignements personnels afin que DDB puisse exécuter les services pour lesquels ils ont été retenus. Tous les membres de DDB, à leur date d’embauche, signent une entente de confidentialité protégeant les renseignements confidentiels de DDB ainsi que ceux de ses clients.
Votre consentement
Nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels, et ce, avec votre consentement ou conformément à la loi. Votre consentement peut être explicite ou implicite, selon les circonstances et la sensibilité des renseignements personnels en question. Par exemple, dans la plupart des cas, le consentement d’un client à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels par DDB peut être implicite par le fait que le client a retenu les services de DDB pour lui fournir des services dans le cadre desquels la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels sont en lien avec la prestation de ces services par DDB. Si vous nous fournissez des renseignements personnels concernant une autre personne, y compris vos clients, nous présumons que vous avez obtenu le consentement de ces personnes pour nous permettre de recueillir, d’utiliser ou de communiquer les renseignements décrits dans cette politique et conformément à vos instructions. Si vous choisissez de nous fournir des renseignements personnels, nous présumons que vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ceux-ci, tel que décrit dans la présente politique de protection des renseignements personnels.
Sécurité
DDB a mis en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles et technologiques raisonnables afin de protéger les renseignements personnels que nous détenons. Il s’agit notamment de mesures de protection des renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre tout accès, communication, copie, utilisation ou modification non autorisés des renseignements personnels. Les membres autorisés de DDB ont accès à vos renseignements personnels. En ce qui a trait à nos clients et aux renseignements personnels sur la clientèle de nos clients, seuls les membres autorisés de DDB auront accès à ces données et à ces renseignements personnels, et ce, seulement si cela est nécessaire dans le cadre de la prestation de services. DDB a mis en place des politiques et des procédures visant à limiter l’accès aux programmes et aux données aux personnes concernées, et à s’assurer que nos activités s’effectuent de façon sécuritaire en protégeant l’environnement et en atténuant le risque.
Accès, rectification, requêtes et plaintes
Si vous souhaitez avoir accès à vos renseignements personnels détenus par DDB ou les faire rectifier, veuillez faire parvenir une demande par écrit à notre agent de protection des renseignements personnels à l’adresse ci-dessous. Nous pourrions devoir vérifier votre identité avant de faire les recherches ou de vous fournir des renseignements personnels. Dans certaines circonstances, nous ne pourrons pas vous donner accès à vos renseignements personnels, notamment s’ils contiennent des renseignements personnels sur d’autres personnes, s’ils constituent des renseignements commerciaux confidentiels, s’ils sont protégés par le secret professionnel ou s’ils ne font pas formellement l’objet d’une demande d’accès. Si une demande d’accès est faite par un client d’un de nos clients, DDB avisera notre client de cette demande avant de fournir ces renseignements, et ce, conformément à toute loi applicable en matière de protection des renseignements personnels.
Puisque nous utilisons principalement les renseignements personnels pour fournir des services, il est important que ces renseignements soient exacts et à jour. Veuillez nous aviser dès que possible de toute modification de vos renseignements personnels.
Pour toute question, demande ou plainte relative à nos pratiques en matière des renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre agent de protection des renseignements personnels par téléphone au 416 972‑7570 ou par courrier à l’adresse suivante : 33, rue Bloor Est, bureau 1101, Toronto (Ontario).
Fin de l’utilisation
Dès la réception d’un retrait de consentement, DDB mettra fin à l’utilisation de vos renseignements personnels.